原告であれ被告であれ、知的財産訴訟（またはその脅威）に直面した場合、企業がその利益を守るために最初に取るべき重要なステップは、訴訟の対象に関連する業務記録を保存することです。

企業はビジネス記録を確実に保存するために何をすべきでしょうか?  会社の経営陣（役員、取締役、社内弁護士など）は、文書保存に関する通知を会社の従業員に速やかに回覧する必要があります。

文書保存通知とは何ですか? 文書保存通知とは、訴訟の対象に関連する情報を保持するよう求める会社からの指示です。この通知は、会社の従業員に対し、関連する記録およびその他の情報を通常の業務過程において保管されているとおりに保管することを要求します。さらに、この通知は、当該記録に関する会社の文書保存／破棄手順を停止するよう指示します。 

どのような種類の記録を保持する必要があるか? すべてです。これには、紙の書類やファイル、そしてあらゆる形式の電子ファイル（例：電子メール、ボイスメール、テキストメッセージ、手紙、メモ、スプレッドシート、プレゼンテーション、ウェブサイト、技術データなど）が含まれます。電子記録の中には、通常、独自の形式で保管されていたり、CAD/CAM/CAE、会計、サプライチェーンおよび在庫管理システム、その他の特殊な機械や装置などのカスタムプログラムで使用されていたりするものがあることにご留意ください。さらに、一部の電子記録はコンピュータアーカイブやその他のオフラインストレージに残っている場合があり、これらの記録を保護するために、会社の文書保管／破棄ポリシーの一時停止が不可欠となる場合があります。

文書保存通知を受け取るべき者?

• 予想される訴訟の主題に関連する可能性のある記録を保有している可能性のある人。
• 会社の文書保管/破棄プロトコルを実施する責任者（例：IT部門）
• その他、「知る必要がある」人。

文書保存には他に何が求められるか 通知 伝える? 文書保存通知では、訴訟およびその主題に関する社内コミュニケーションを、弁護士とのコミュニケーションを除き最小限に抑えるよう、社員に指示する必要があります。さらに、メモでは、訴訟に関して社外の人物と関わらないように、また、当該件に関する問い合わせは弁護士に照会するよう、社員に指示する必要があります。

なぜ企業は社内コミュニケーションを制限すべきなのか? 文書保存通知は、訴訟の対象事項または訴訟自体に関するあらゆるコミュニケーション（社内外を問わず）を、弁護士とのコミュニケーションを除き、会社従業員に控えるよう指示しています。不正確、誤情報に基づく、衝動的または感情的なコミュニケーションは、会社に不利に働く可能性があるため、従業員にはそのような行為を控えるよう指示する必要があります。さらに、不当なコミュニケーションを避けることで、会社は訴訟またはその脅威に関連する問題を適切かつ適切に解決するために弁護士を雇う時間を確保できます。    

法律顧問とのコミュニケーションを促進することがなぜ重要なのでしょうか?  文書保存通知では、情報や質問がある社員に対し、会社の法律顧問に相談するよう指示しています。会社の法律顧問に提供される事実、情報、意見が多ければ多いほど、会社はより適切なアドバイスを受けることができます。法律顧問は、従業員や役員が、しばしば困難なビジネス上、個人上の問題や人間関係をどのように乗り越えるかについても指導することができます。法律顧問の助言は、知的財産訴訟に付き物である事業運営の混乱を回避または軽減する代替策を見つけるのに役立つ場合が多くあります。これにより、ビジネスに焦点を当てた考え方で、より迅速な解決につながります。最後に、会社の社員に法律顧問に相談するよう指示することで、弁護士と依頼者の秘匿特権の下で、すべての関連事実を完全に開示することができます。つまり、会社の社員は、訴訟で必ずしも開示されるリスクを負うことなく、考え、意見、感情を自由に表現することができます。 

文書保存通知を開始する必要がある理由? 文書保存通知は訴訟の保存に非常に重要であるだけでなく、予想される知的財産訴訟の通知後に文書が破棄されると、企業の貴重な知的財産が失われる可能性があると一部の裁判所は判定しています。 例参照, ハイニックス半導体株式会社 対 ラムバス株式会社、 645 F.3d 1336, 1344（「ラムバスは、2回目のシュレッダーデーの前に訴訟が合理的に予見可能であったため、保存義務に違反して文書を破棄し、特許を執行不能と判断した。」）。

この重要な第一歩を踏み出すことで、企業はよくある落とし穴を回避し、貴重な知的財産を保護し、知的財産訴訟で可能な限り最良の結果を得られるようになります。